Článek napsali Petr Janiš a Pavel Humpolec jako úvod k pátému dílu pořadu  "ProjecTor," úvodem opatřil Martin Hák, moderátor pořadu.
ProjecTor připravují členové PMI.CZ pro vzdělávací platformu RED BUTTON EDU.

V minulých dílech pořadu ProjecTor jsme si povídali s Romanem Slivkou o tom, proč potřebujeme projekt, a co je na straně zadavatele nebo sponzora důležité, aby byl projekt úspěšný. Pojďme teď podívat na konkrétní příklad, kdy projektový manažer opakovaně dokázal doručit přidanou hodnotu týmu i podniku, i když to na začátku bolelo. Petr s Pavlem přináší příběh typického projektu, kde se mít projekťáka opravdu vyplatilo. Krom stakeholder managementu, o kterém jsme si povídali s Lenkou Pincot, odvedli kvalitní projekťáckou práci, která mluví za sebe. Věřím, že je tento kratičký příběh nejen inspirativní, ale dokonce beze všeho opakovatelný. Martin Hák

 

Náš dobrý zákazník chystal rozsáhlou expanzi v rámci Česka. Business byl připraven, situace na trhu příznivá, jenže ouha - zastaralé a podinvestované IT systémy nezvládnou větší objem transakcí. Každý měsíc zpoždění expanze znamená ušlé příležitosti v řádu desítek milionů korun obratu. Zaplatit milion za projektového manažera se zákazníkovi nechtělo, a tak výměnu systémů dostal za úkol IT ředitel, který byl už tak jedním z nejvytíženějších lidí ve firmě. Projekt rozběhnul bez větší koordinace a na trh si zatím brousila zuby konkurence.

There is an elephant in the room:

#pojmenovávám a proaktivně řeším rizika a problémy 

Deadline výměny systémů je za dva měsíce a volá mi majitel firmy, že má určitou obavu, že se start nestihne, ačkoliv mu všichni slibují, že nový systém bude připraven. Po prvním ohledání terénu bylo jasné, že splnění deadline je zbožným přáním a že neexistuje žádný reálný harmonogram kroků jak to se to dá stihnout. Sešel jsem se s majitelem a naznačil mu, že spuštění systémů za dva měsíce je nereálné a že mu do 14 dnů připravím plán projektu. 

-> Neobešlo se to bez emocí, ale v poslední chvíli jsme zastavili hrozící krvácení v podobě zbytečné a marné  obchodní kampaně a školení obchodníků.  

 

Předvídatelnost a prioritizace:

#mám vizi a plán, které jsou v souladu se strategií firmy

“Plans Are Worthless, But Planning Is Everything” - Dwight D. Eisenhower

Připravili jsme nákres jednotlivých částí a komponent nového systému a předběžné odhady práce a ceny. Společně s vedením firmy jsme prodiskutovali co je pro růst businessu nezbytné a ořezali veškeré nice to have věci. Také se jsme se domluvili na pilotním odladění v rámci jednoho regionu. Připravili jsme plán, který jsme komunikovali týmu. 

-> Řízený posun strategické expanze o půl roku umožnil zákazníkovi alokovat zdroje na jiné obchodní cíle s vyšší návratností a nižším rizikem. 

 

Sladění vektorů: 

#dělám správné věci

“Every person in your company is a vector. Your progress is determined by the sum of all vectors.” — Elon Musk

Následovaly schůzky s jednotlivými týmy. Bylo nutné s nimi projít strategické priority a zajistit jejich pochopení, abychom všichni útočili na stejnou bránu a nedávali si zbytečně vlastní góly. Nastavili jsme pravidelné schůzky a ukázky nového systému pro business abychom měli jistotu, že jdeme správným směrem. Mým úkolem bylo hlídat, abychom neuhýbali z vytyčené cesty. 

-> Díky revizi úkolů a orientaci na priority jsme ušetřili 20% rozpočtu.

 

Vyladění efektivity týmu: 

#dělám věci správně

Některé týmy velmi rychle pochopily směr a rozdělily si práci mezi jednotlivé členy a průběžně dodávaly to, co bylo dohodntuto. Některé týmy byly málo sehrané nebo měly špatnou organizaci práce, takže bylo třeba nastavit základní ceremonie, denní standupy, odhady a průběžné vylepšování postupů a nástrojů. Tady je velký prostor pro projekťáka jako týmového kouče a mentora. Rychle jsme dosáhli nejen větší efektivity, ale začali jsme mít i radost z dobře odvedené práce. 

-> Několik hodin týdně projekťáka po dobu 4 měsíců dokázalo zvýšit efektivitu a produktivitu problémových týmů o desítky procent. 

 

Včas odejít: 

#udělat se zbytečným

Proběhlo úspěšné spuštění nového systému a zákazník mohl rozběhnout plánovanou expanzi. Projektový tým začal realizovat další rozvojové projekty, mou roli převzal jeden z tým leaderů, které jsem vychoval. Měl jsem radost, že je tým u zákazníka samostatný a já si mohu hledat další výzvu.

 

Vraťme se na závěr ještě k Romanovi a jeho provokativní otázce proč. Proč vlastně zákazník potřeboval nový systém? Aby se stal jedničkou na českém trhu. Stal se jí jen pár let po dokončení projektu. Nakolik to bylo systémem samotným a nakolik získanou schopností řídit a realizovat velké projekty, se můžeme dohadovat. V každém případě je na světě spousta firem, které potřebují přesně takový druh pomoci a čekají na vás.

Pokud se chcete dozvědět, jak doručit sponzorovi projektu přidanou hodnotu, za kterou vám rád a velkoryse zaplatí, sledujte 1.dubna v 16:005. díl pořadu  ProjecTor . Není to apríl! Ale bude veselo!

Užitečné odkazy:

• ProjecTor 5. díl: Jak projektový manažer doručuje hodnotu (...a vydělává na sebe i na projekt)
• O n-line diskuze se členy PMI.CZ k 5. dílu pořadu ProjecTor