Článek napsal Roman Slivka jako úvod k druhému dílu pořadu "ProjecTor," který připravují členové PMI.CZ pro RED BUTTON EDU.

 

Proč? Právě pro onu otázku proč. Moje dcera mi jednou vmetla do očí: „A umíš taky něco jiného než se ptát pořád jen proč? Proč to dělám? Proč to chci? Proč je to pro mě důležité?” Bohužel neumím. Snad jsem zůstal ve věku tří let, kdy právě ono slovíčko „proč” je asi nejvíc proklínaným slovem všech rodičů. Jenže právě ono slovíčko „proč” by se mělo stát povinnou výbavou všech projektových manažerů. Slyším správně, že se ptáte proč? :-)

Budu pokračovat v příkladech z výchovy dětí. Když nejmladší syn pokreslil zeď, manželka se, samozřejmě, okamžitě ptala: „Proč jsi to udělal?” Stejně jako se ptají tisíce rodičů: „Proč lížeš ten sníh?” “Proč sis nesklidil po sobě ze stolu?” “Proč jdeš pozdě?” Chceme pochopit jednání, pochopit motivaci. Co uděláte jako rodič, když dítě odpoví, protože mi to řekl … (doplňte si sami). Předpokládám, že se minimálně budete muset hluboce nadechnout. 

Zkuste mi teď odpovědět na otázku: „Proč děláte/řídíte tento projekt?” Hodně z Vás asi odpoví: „Protože je to moje práce. Protože mi to řekli. Protože musím.” Když tedy dítě odpoví: „Protože mi to řekli,” je to špatně? A co když tuto odpověď použije seniorní projektový manažer. Tak je to v pořádku? Přeháním, já vím. Proč? Abych ukázal kontrasty a zvýraznil problém.

Ať jste sponzor nebo projektový manažer, bez znalosti toho, proč projekt děláte se neobejdete. Tím ale nemyslím takovou tu povrchní odpověď typu: „Abychom zvýšili efektivitu výroby.” „Proč ji potřebujete zvýšit?” „Abychom mohli snížit cenu našich služeb.” „Proč ji chcete snížit?” „Protože konkurence nás válcuje?” „Proč vás konkurence válcuje?” „No, to nevíme...“ Takže budete investovat do projektu na zvýšení efektivity výroby (což netvrdím, že není rozumné). Přitom ale nevíte, proč vás konkurence válcuje, a jestli nižší cena bude znamenat navrácení ztracených objemů prodeje. 

Znát pravý důvod a motivaci, proč něco chci, je klíčem úspěchu. Pokud nevím na začátku, proč chce sponzor investovat do projektu, co očekává jako výsledek projektu, tak co mu já jako projektový manažer jsem schopen dodat? Nic. Ba co víc, jak budu vědět, že ten projekt skončil? I to je jeden z důvodů velké popularity agilních způsobů řízení. Neustálé iterace a zaměření se na malé dodávky, u kterých jsme schopni něco doručit. Něco zkusíme a uvidíme. Jenže i u těchto způsobů řízení je na začátku konec v podobě sprint zero, kde si definuji HILLS, či VIZI (každá metodika to nazývá jinak) – jinými slovy definují si svoje PROČ. 

Proč je odpověď na otázku „proč” tak těžká? Za prvé, když se nás někdo zeptá „Proč?”, bereme to jako útok na nás. Máme v sobě zakořeněné rodiče, kteří se, když jsme něco udělali špatně, hned ptali: “Proboha! Proč jsi to udělal?” Takže zkuste se příště ptát třeba: „Co tě vedlo k tomu, že... ?” „Jaké byly důvody, k... ?” Za druhé, je pak ono proč ukryto v té části mozku, která se neumí vyjadřovat. Je to emoční část mozku. Krásně to popisuje Simon Sinek ve své knize  „Start with Why”. Je pro nás těžké vyjádřit, proč se nám to líbí, proč někoho milujeme. Snadněji se nám totiž popisují věci typu co – vykopeme základy, uděláme prodejní portál, provedeme integrační testy.

Proč – je klíčem k pochopení motivace. Proč je dneska tak populární CX, UX, EX a já nevím jaké X. (Customer Experience, User Experience, Employee Experience). Hledáme prostřednictvím jasně definovaných nástrojů motivace lidí. Zatím, bohužel, nikdo nepřišel s nástrojem či technikou pro SX – Sponzor Experience. Proto používám otázku “proč” ve všech jejích podobách. A to hlavně na začátku projektu, abych věděl, co se po mě vlastně chce a jakým způsobem se to bude nejlépe řídit. 

Ještě si dovolím malý dovětek k tomu, proč začít od konce. Máte rádi Lego? Proč? Pravděpodobně proto, že vidíte hned od začátku, jaký bude výsledek. Stejně podobně je na tom IKEA. Hned jasně vidíte, co budete mít, pokud budete postupovat podle jejích plánů. Jinými slovy už na začátku je jasné, co bude na konci. Na samém začátku máte jasně definována akceptační kritéria. Když to dělají tyto mega úspěšné firmy, proč to nemůžete zkusit taky? 

Co vám tedy brání v tom být úspěšným projektovým manažerem? Nic. Jen odhoďte zábrany a staňte se opět dětmi. Ptejte se proč! A zkuste si nás pustit k snídani. V rozhovoru s Martinem odkryjeme další tajemství, proč začít od konce.

 

Užitečné odkazy:

• ProjecTor 2. dil: "Chcete vyhrát? Začněte od konce!"
• On-line diskuzese členy PMI.CZ k 2. dílu pořadu ProjecTor