Projekty všude kolem nás!

Tento článek napsal Roman Slivka jako úvod k prvnímu dílu pořadu "ProjecTor," který připravuje PMI.CZ pro RED BUTTON EDU.

 

Proč projekt, v dnešní agilní době?
Co mi jako sponzorovi projektové řízení může přinést?

Každý z nás už udělal v životě něco, co není jeho každodenním chlebem. Třeba dneska jsem opět po roce sázel česnek. Hrozná práce. Bahnitá hlína, všechno se lepí. Dokážete si to představit? Bahno na holínkách jako bych byl na výlovu rybníka. Ale česnek musel do země, má začít mrznout. Je v zemi. Sice mi to trvalo déle než jsem počítal, a jak dobře jsem to zasadil zjistím skoro za rok.

Jak souvisící sázení česneku s projektem? Velmi úzce. 

Vše co projekt dělá se začne zúročovat až někdy v budoucnosti. Je to jako řídit loď. Pokud nastavíte špatně kurz na začátku velmi pravděpodobně do vytouženého cíle nedoplujete. Na začátku projektu si tedy musí sponzor (ten kdo má vidinu, co mu projekt v budoucnosti přinese) a projektový manažer (ten, kdo má zajistit, že budoucnost nebude jen sen, ale stane se realitou) říct jasně kde jsou teď, co chtějí získat, kolik a jakých prostředků použijí. A hlavně jaké uplatní kontrolní mechanismy. Zpět k lodi! Oni přece sponzor a projektový manažer, ale i celý projektový tým, na jedné lodi jsou. Na lodi vím, kde jsem (většinou). Vím, kudy chci plout, abych se vyhnul nebezpečným místům (kontrolní body) a jakým kurzem se budu pohybovat do dalšího bodu. Také vím, jestli tam chci chci být rychle (na motor - draze) či pomalu (na plachty - levně).

Definovaný cíl a čas - dva zásadní elementy projektu. Nicméně dalším zásadním elementem projektu je také jeho unikátnost. Dle definice je projekt vytvoření něčeho unikátního (jedinečného) v omezeném čase a s omezenými zdroji. Unikátnost vnáší zásadní rozměr při navržení způsobu řízení, respektive myšlení, které potřebujeme pro splnění určitého úkolu (projektu) použít. Příkladem může být řízení auta. Kdo z Vás přemýšlí o řízení auta? Kdo z Vás přemýšlí o tom, kdy má ráno vyjet, aby stihnul dovézt děti do školy a školky a být v kanceláři včas? Myslím, že nikdo. Tisíckrát zaběhlá rutina. Víme už naprosto přesně, kdy a co máme udělat a také víme, že pokud v 7:15 se děti neoblékají tak máme problém. Co se ale stane, když máme být někde jinde? Podíváme se, jak je to daleko, zjistíme, jestli bývají na trase zácpy. Vyjde nám, že musím vyjíždět už v šest ráno, takže děti musí odvést manželka. Začíná vyjednávání.... A zaběhlá rutina se rázem mění… v projekt. Nikdo z nás to projektem nenazve, ale podstata problému, který se snažíme vyřešit, projektem je (cíl, omezený čas a zdroje, unikátnost...) a při řešení aplikujeme všechny aspekty projektové řízení. Komunikaci, vytvoření odhadů a plánu, řízení rizik, stakeholder management.

Víte, co je zajímavé a co Vám při agilní transformaci pravděpodobně neřekli? Každý sprint a iterace je samostatný projekt, který využívá všechny aspekty projektového řízení. Rozpočtem jsou story points a tým si nevezme na sebe víc, než pro co má kapacity. Definice cílů pomocí kanban boardu. Plánování a prioritizace aktivit není nic jiného než hledání kritické cesty. Lessons learned a Project Status Report - to se odehrává na daily huddles. Všechny aspekty projektového řízení najdete, pokud se snažíte vytvořit něco unikátního omezeného časem a rozpočtem.

Nevěříte? Zkuste mi říci jaká role vykonává tyto činnosti?
Úplně první věcí, které se všichni xxx zabývají, je management. Jejich úkolem je v zásadě odpovídat na 1000 otázek denně, dávat dalších 1000 objednávek a zápasit s 1000 problémy, vše zaměřené na oživení vize. XXX někdy není o nic víc než zaměstnanec, který plní přání strategie klienta. Úkolem ale vždy je sestavit skládačku s nepřesným obrázkem. Stručně řečeno, XXX diriguje tým lidí, aby provedli každou ze svých mnoha specializovaných funkcí, aby realizovali symfonii činností, která se zhmotní do finálního díla. Aby byla konečná vize úspěšná, je třeba s přesností nahnat ohromující řemeslnou zručnost. A je to XXX, na jehož ramena padá váha všech zubů. Jsou to šampioni, pokud to všechno funguje; jsou to muži na podzim, když to všechno selže. Neexistuje žádný skutečný způsob, jak přistupovat k výkonu role XXX. Metody se liší od pečlivé přípravy až po instinktivní improvizaci. Často nejlépe poslouží skvělá kombinace několika přístupů. Je to quixotický úkol, který vyžaduje jemně vytříbený důvtip, obrovskou dávku sebevědomí a ostré instinkty. Existují však základy práce - základní věci, které je třeba udělat a které vyžadují plnou pozornost XXX. To platí stejně pro celovečerní filmy, reklamy a dokonce i 30-ti sekundová videa na YouTube...
Ano je to režisér. Všimně te si poslední věty, nezáleží na velikosti (rozsahu), vždy je třeba použít všechny aspekty projektového řízení.

Zmínka o režisérovi, mě přivedla na další myšlenku. Režisér se zodpovídá producentovi za (ne)ziskovost díla. V tomto směru je na tom režisér, řekl bych, mnohem hůře, než běžný projektový manažer. Co sponzorovi (zadavateli a investorovi) může projektové řízení přinést? Bude to znít paradoxně, pokud řeknu, že ušetřit peníze, když většina projektů nekončí v rámci původního rozpočtu. Jenže o to tady jde. Projektový manažer a sponzor musí vytvořit funkční a harmonický vztah, který naplňuje společnou vizi. Projektový manažer, ale musí zachovávat zdravý selský rozum a kritický nadhled. Musí umět zatáhnou za záchranou brzdu, pokud projekt není schopen naplnit cíl. Je velmi složité takovou zprávu sponzorovi doručit a hodně často zde projektoví manažeři selhávají. Jsou natolik utopení v řízení každodenních činností že jim chybí nadhled. Chybí jim schopnost přepínat se z operativního myšlení na strategické myšlení. Kolikrát, bohužel, i díky přehnanému mikro-dozorování sponzora.

Sponzor a projektový manažer je dvojice která jede společně. Musí mít správně rozděleny role. Nezájem sponzora o projekt a nebo jeho přehnaná starostlivost nebude fungovat. Málokdy se sponzor ptá: „Jak mohu pomoci?“. Stejně tak, místo “Kdy už to bude?” by se měl sponzor ptát: „Na jakých hodnotách nyní pracujete?“ Ono je něco jiného, pokud se ptáte “Na čem děláte?” (testujeme, vyvíjíme, odstraňujeme nedostatky), na místo toho “Co mi to přinese?”

Netvrdím, že nedokážete (ať jako sponzor/investor a nebo někdo kdo řeší problém) dosáhnout cíle bez projektového řízení. Jen se domnívám, že je důležité si uvědomit které klíčové aktivity musíte udělat abyste se dostali k vytouženému cíli. K tomu Vám, jako osvědčená kuchařka, může sloužit právě projektové řízení.

PS: Víte opravdu proč chcete něco podniknout, jak to chcete udělat a co přesně chcete získat? Pokud byste si chtěli udělat jasno v tom, jak vytvořit fungující vztah mezi sponzorem a projektovým manažerem, zapojte se do naší výzvy. Je jedno jestli jste projekťák a nebo sponzor: pro každého z Vás máme připravených pět otázek o Vašem způsobu zapojení do řízení projektů. Na PMI MeetUp 10. prosince Vám pak ukážeme jak nastavit základní chod projektové spolupráce mezi sponzorem a projektovým manažerem a dáme Vám doporučení, jakým směrem zaměřit Váš rozvoj v oblasti řízení projektů na základě výsledků výzvy.

 

Zdroje k článku: 

• upravená citace článku storyboard.com

 

Užitečné odkazy:

• ProjecTor 1. dil: "Proč projekt?"
  
• ProjecTor - Výzva k 1. dílu
  
• On-line diskuze PMI k 1. dílu pořadu ProjecTor